關於 LMS 遷移的重點資料
- 我們遷移甚麼
- 用戶與組織架構、課程內容、完成與評核紀錄、證書、審批與資助紀錄，以及報表定義。
- 內容格式
- SCORM 1.2 及 2004 套件、H5P 互動內容、xAPI 記錄與 YAML 課程套件 —— 全部是 Drupal LMS 原生支援的開放格式。
- 最難的部分
- 歷史紀錄與報表定義。內容通常比其上的報表更容易搬走。
- 需要你準備甚麼
- 現有系統的匯出權限、一位熟悉審批規則的具名聯絡人，以及一份必須繼續運作的報表清單。
- 我們不做甚麼
- 我們不會在界定範圍之前承諾固定時長，也不會在沒有先用你真實數據副本試跑的情況下就執行遷移。
- 平台授權費
- HK$0。遷移是獨立的範圍式服務項目，單獨報價，並附書面假設前提。
為何我們現在不報時長
遷移工作量由數據量、歷史深度與需要重建的報表數目決定 —— 不是由用戶人數決定。在還未看過你的數據樣本之前給出的報價，只是包裝成數字的猜測。評估的存在，正是為了用你可以查證的東西取代那份猜測。
一次遷移如何進行
範圍界定與樣本
我們取一份具代表性的數據副本 —— 用戶、一門課程，以及一段歷史 —— 另加一份必須繼續運作的報表清單。由此產生的才是你的實際範圍，而不是套模板。
欄位對應與決策紀錄
舊系統的每一個欄位，都會對應到新欄位、一段轉換邏輯，或一項「不搬」的明確決定。這份決策紀錄就是交付給你審閱的文件 —— 意外都藏在裏面，而這也是讓不可逆步驟變得可問責的唯一方法。
試跑遷移與核對
我們在測試環境用完整副本跑一次遷移，並核對數量：匯入用戶等於匯出用戶、匯入完成等於匯出完成，所有例外都列出原因。核對通過之前，不會動到正式環境。
切換與驗證
我們在約定的切換時段執行，然後對照遷移前的基準核對 —— 而不是「網站開得到就算」。範圍之內的證書、紀錄與報表都會與遷移前的數字逐項核對。
交接與退場
為將會運作平台的人員提供培訓、為配置提供文件，並設有一段讓舊系統以唯讀方式留作後備的時期。退場日期由你們同意，不是我們單方面決定。
甚麼可以搬走，以及怎樣搬
| 你現時有甚麼 | 如何搬遷 | 需要你提供甚麼 |
|---|---|---|
| 用戶帳號與組織架構 | 對應後匯入並套用角色對應 | 一份載明部門、職級與直屬上司的用戶名單 |
| 完成與出席紀錄 | 匯入並保留原有日期與完成狀態 | 附時間戳的匯出檔，而非只有彙總數字 |
| 評核與考試成績 | 匯入至學員的學習檔案 | 附分數與合格狀態的匯出檔 |
| 證書 | 依匯入的紀錄重新產生 PDF，或上載原有檔案 | 原始紀錄與到期日 |
| 審批與資助歷史 | 以帶日期的工作流程紀錄匯入 | 舊有審批數據（若有保存的話） |
| SCORM / H5P 課程套件 | 原生載入 —— 無需轉換 | 課程套件檔案 |
| 以專有工具創作的內容 | 在有乾淨匯出路徑時作轉換，沒有時明確標示 | 該創作工具的匯出權限 |
| 報表與儀表板 | 在新的報表層重建，再與舊數字核對 | 管理層實際會看的報表清單 |
| 學員留言與討論區 | 通常不遷移 | 由你們決定，不由我們代決 |
沒有符合篩選條件的項目。
兩種遷移情況，需要不同的答案
由成熟的商業平台遷出
數據通常乾淨而可直接匯出，真正的工作在報表。預期大部分工時花在重建儀表板，以及核對它與舊數字是否一致。在範圍界定時確認了匯出路徑的前提下，這是較可預測的一種。
- 大量數據遷移
- 報表重建與核對
- 單一登入與 HRIS 重新指向
- 就新配置培訓你的團隊
由 Excel 或自建系統遷出
通常沒有乾淨的匯出路徑。第一步是資料考古 —— 還原那份 Excel 實際代表甚麼，因為一個名為「status」的欄位可能編碼了三種不同狀態。好消息是資料量通常不大，所以工時花在詮釋而非搬運量。
- 資料考古與意義還原
- 重新定義那份 Excel 所代理的流程
- 決定哪些歷史值得保留
- 一個更小、更乾淨的目標系統
遷移最常在哪一步出錯
用人數而非歷史深度來估算
一套五年歷史的 5,000 人系統，遷移成本低於一套有十年紀錄連同自訂報表邏輯的 300 人系統。真正的估算問題是「多少歷史、多少定義」，而不是「多少帳號登入」。
把報表重建成「看起來對」而不是「數字一致」
一張外觀相似但統計口徑不同的報表，比沒有報表更糟，因為人會據此做決定。範圍之內的每一張報表，都要在稱為完成之前與遷移前的數字核對過。
讓舊系統無限期運行
後備方案在有限期內很有價值，過期之後則有害。我們在範圍界定時就議定退場日期並遵守它，因為第二套系統會悄悄變成下一位同事眼中的「系統真相」。
搬走根本沒人查過的數據
六年前已離職員工的完成紀錄，搬起來便宜，存起來、保護起來、解釋起來都貴。我們會告訴你哪些數據值得帶走、哪些不值得，由你作這個決定。
關於 LMS 遷移的常見問題
你們可以專門從我們現有的 LMS 遷移嗎？
我們未曾做過由市場上每一套平台遷出的正式項目，所以不會聲稱熟悉我們未曾見過的匯出格式。我們能做的是在範圍界定時取一份你現有實例的匯出樣本，確認哪些資料可取，然後在你就任何事情作決定之前，如實說明哪些做法可行。
遷移要多久？
我們不公布固定數字，而任何在你看過數據之前就給你一個數字的供應商，其實是在猜。我們在界定範圍之後給你的是一個區間，附上假設前提，以及一組你可以用來追問的里程碑。
你們遷移內容還是只遷移紀錄？
兩者都做，而它們是兩件不同的工作。SCORM、H5P 或 YAML 的內容原生搬遷；以專有工具創作的內容需要轉換路徑，我們在界定範圍時確認。紀錄需要欄位對應，而那份對應表，就是你在任何東西移動之前應該先審閱的文件。
日後我們要離開，數據怎麼辦？
數據留在標準架構中，可以標準格式匯出 —— SQL、YAML、SCORM。離開時沒有專有匯出費要談，因為平台是開源的，格式也是開源的。
可以分階段遷移嗎？
通常可以，而且通常更好。常見做法是先把新計劃與新入職同事遷過去，歷史紀錄等新平台運作穩定後才搬。順序取決於你們的切換風險，而不是我們的方便。
《個人資料條例》會影響遷移嗎？
遷移過程涉及個人資料，其處理方式 —— 存取、傳送、保留 —— 必須符合《個人資料（私隱）條例》。我們配合你既有的私隱流程，也不會建議任何規避條例的搬遷路徑。